なぜ、隣にいる同僚とわざわざメールで会話するのか
言い訳でなく、反論かな。報告の下りなら「XX時にメールをお送りしております」ときちんと証拠付きで反論する、みたいな。行動を客観的に提示できるようにするのが、下手な言い訳と言われないためのコツだと思うよ。
この増田エントリ。気持ちがよくわかります。オッサンも昔はよく似たようなことで怒られてました。
ただ、ちょっと気になったのが、報告の仕方。
自分「（いや、それはちゃんとさっき報告したつもりだったんだけどなぁ。
あれじゃ伝わってなかったか。。だけどここで『自分では報告したつもりです』とか言ったところで
ただの言い訳だしなぁ。。。）・・・」←無言
おそらく、コミュニケーションのすれ違いが生じているんじゃないかなあ。この状態で言い訳をしても、水掛け論となってしまい、双方の溝が深まるだけじゃないかな、と思います。
コミュニケーションを取るための手段
業界によって使うコミュニケーション手段って微妙に違うけど、仕事で使うコミュニケーション手段は以下の様なモノがあるかなと思います。
- 対面での会話
- 電話
- メール
- 資料
これらの使い分け、きちんと出来てないんじゃないかな、って思います。それぞれメリデリがあるので、きちんと使わなければ言い訳しようと何しようと徒労に終わるかなって思います。
対面の会話 ・・・ メリットは双方向のコミュニケーションがとれる、ノンバーバルな情報を拾える、など。デメリットは非同期性がないため、必ずコミュニケーションを取る相手と時間と場所を共有する必要がある、議事録などがないと証跡能力がない、など。
電話 ・・・ メリットは、場所の制約がない、双方向のコミュニケーションがとれる、など。デメリットは、非同期性がないため時間を共有する必要がある、証跡能力がない、ノンバーバルな情報を取得できない、など。
メール ・・・ メリットは、非同期なコミュニケーションのため時間と場所の制約がない、証跡能力がある、など。デメリットは、情報量が少ない、即応性がない、見落とされる可能性がある、など。
資料 ・・・ メリットは、情報量が多い、非同期なコミュニケーションのため時間と場所の制約がない、証跡能力がある、など。デメリットは、極端な片方向コミュニケーションのため、相手からの受け止めに対するフィードバックが遅く、その他の手段と併用が必要となる場合がある、作成コストが大きいなど。
手段毎のメリデリを理解するべきでしょう。
メリデリを補間するコミュニケーション活用
さて、元の増田さんの記事に戻ります。
もし、増田さんが報告したにもかかわらず、上司に伝わってないのであれば、上司に対して報告が伝わってない、もしくは伝わったことを忘れられてしまった、となります。
伝わってない、のであれば、見落とし、聞き落としなどの問題が発生していた可能性があります。要は、会話や電話など、相手に気づかせる報告が必要だったかと。
それに対し、伝わったことを忘れられてしまった、のであれば、きちんと証跡を残すのがよいかな。メールや資料などで報告する必要があったかと。
いずれにせよ、後々文句を言われる手間を考えたら
メール＋電話
会話＋資料
みたいに、複数のコミュニケーション手段を併用すれば問題ないのでは、と思います
上司「おい、これどうなってるんだ。ちゃんと報告しろ」
自分「先ほど資料をお渡ししております。」
これでOK。上司からは手強いやつだって思われますよ。
まとめ
ここでいきなりタイトルに戻りますが、要は隣の同僚だろうと上司だろうと、必ず証跡を残すこと、これが下手な言い訳で仕事が進まないって自体を防ぐためのコツじゃないかなって思います。
たとえ、対面で会話できる目の前の相手でも、伝えた内容を忘れられてしまったりすることもまあ当たり前って思うぐらいでちょうどいいかな。
コミュニケーションロスは仕事の生産性を下げる大きな要因でもありますから。
まあ、結論。言い訳はバンバンすればいいんですよ。
でも、水掛け論など互いに疲弊する言い争いをしてもつまらないもんです。
そのためにもきちんと下ごしらえはしとかなければ。
上司との戦いに勝つためにも証跡を残すなどの事前準備は必要ですよってことで。
以上
